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Firma ohne E-Mails

Enterprise 2.0: Der international agierende Mittelständler Beck at al. Services war lange Telefonate, zahllose Meetings und der Wirrwarr des E-Mail-Verkehrs leid. Von heute auf morgen führte das Unternehmen eine sogenannte Social Business Collaboration ein. Mit Erfolg: Heute will kein Mitarbeiter mehr auf die neuen Art der Kommunikation verzichten.

Das Problem kennt wohl jedes global aktive Unternehmen: Die Kommunikation zwischen den verschiedenen Standorten ist nicht immer leicht. Sei es die Zeitverschiebung, lästige Telefonate, zeitraubende Meetings oder schwindelerregend hohe Reisekosten – Frustration gibt es dadurch auf allen Seiten. Dieses Problem nahm der mittelständische IT-Dienstleister Beck et al. Services in Angriff. Zusammen mit den Mitarbeitern beschloss Geschäftsführer und Firmenmitgründer Siegfried Lautenbacher den Einsatz einer neuen Plattform, um die Kommunikation untereinander effizienter zu gestalten. „Das passierte quasi von heute auf morgen“, sagt Lautenbacher. 

Das Projekt kann man sich als eine Art Facebook für die Firma vorstellen, auch wenn Lautenbacher der Meinung ist, dass „man mit Vergleichen zu dem sozialen Netzwerk vorsichtig sein muss“. Parallelen zu der weltweit führenden Social Media Plattform gibt es aber durchaus, weil jeder Mitarbeiter bei Beck et al. Services sein eigenes Profil hat. Darin sind seine Fähigkeiten, Talente sowie die letzten Einträge und Posts abgelegt. „Über das Profil entsteht eine gewisse Vertrautheit und eine authentische Kommunikation“, beschreibt der Geschäftsführer. Im Gegensatz zu Facebook ist die Plattform des Mittelständlers aber noch umfangreicher. „Sie verbindet Blogs, Wikis, Foren und Communitys“, sagt Lautenbacher. Für jeden Kunden und jedes Projekt wird eine eigene Community angelegt, dadurch halten sich alle Mitarbeiter auf dem neuesten Stand und stellen benötigte Dokumente und Informationen ein. Dabei wird auf eine offene Feedback-Kultur und flache Hierarchien wert gelegt.

Die ersten Schritte zur neuen Kommunikationsart waren alles andere als leicht. Da einige Mitarbeiter von der neuen Technik zunächst nicht begeistert waren, wurden als erstes diejenigen, die bereits mit solchen Methoden versiert sind, in die Materie eingeführt. Schulungen und intensive Diskussionen gehörten im Transformationsprozess dazu. Im Laufe dieser Zeit schaffte es die Geschäftsführung, dass jeder einzelne den persönliche Mehrwert erkannte. Viele entwickelten schnell Spaß an den neuen Möglichkeiten, es wurden erste Blogs erstellt und der Austausch über verschiedenste Themen begann. Die Begeisterung sprang schrittweise auf die gesamte Belegschaft über. „Vorher hatten wir im Schnitt ein Verhältnis von 60 % externen und 40 % internen Mails“, sagt Lautenbacher, „inzwischen bekommen einige Kollegen gar keine internen Mails mehr, oder nur noch zwei, drei am Tag.“ 

Den Einsatz einer solchen Plattform machte die Entwicklung von Beck at al. Services zur weltweit aktiven Firma nötig. Vor dem Jahr 2006 waren alle Mitarbeiter an einem Standort beschäftig. Inzwischen ist Beck et al. Services in Deutschland, der Schweiz, Rumänien und Brasilien vertreten. Ein erster Vorläufer war zunächst noch nicht im Detail ausgereift, doch seit zweieinhalb Jahren wird nun die aktuelle Plattform von IBM Connections genutzt. Die größten Vorteile des Angebots sieht Lautenbacher in der hohen Anwederfreundlichkeit. Studien wollen belegen, dass eine solche Software die Produktivität um 20 % verbessert. Doch so leicht sei die Rechnung nicht. „Ich glaube, dass das zu eindimensional gedacht ist“, sagt der Geschäftsführer. Auf den ersten Blick spart man beispielsweise zwar Reisekosten, doch „diese werden nun anders eingesetzt. Die persönliche Kommunikation ist nach wie vor sehr wichtig“. 

Ein zentraler Beweggrund für die Firmengründung 1999 war, „dass ich selbst Entscheidungen treffen wollte“, umriss Lautenbacher einen weiteren Grund für die Einführung. „Und auch das sollen meine Mitarbeiter.“ Diese Philosophie sei fest im Unternehmen verankert. Grundlegende Bausteine sind dabei Vertrauen und Gelassenheit. „Als Unternehmensführer muss man lernen, Kontrolle abzugeben und sich nicht jedes Mal einmischen, wenn man glaubt, dass etwas schief läuft“, so der Manager. Viele Probleme würde die Community auch selbst lösen können, zum Beispiel wenn der Austausch privater Angelegenheit überhand nimmt. 

Trotz aller Vorteile gibt es auch noch Steigerungspotenzial. So leicht die Handhabung mit einem Forum oder einem Blog sein mag, desto schwieriger gestaltet sich das bei einem Wiki. „Ohne HTML-Kenntnisse kann man das nicht so leicht pflegen“, weiß Lautenbacher aus Erfahrung, „der Prozess ist noch nicht abgeschlossen, wir lernen es jeden Tag neu.“ Aber das ist wohl der Preis im Leben eines digitalen Vorreiters.


Artikel vom: 2006-03-01 08:29:00
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