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Eine Daueraufgabe

Die Unternehmen haben in den vergangenen Jahren verstärkt spezielle Strukturen, Prozesse und Instrumente, kurz Compliance-Management-Systeme (CMS), eingeführt, deren Ziel die präventive Verhinderung beziehungsweise reaktive Aufklärung wertschä­digender Handlungen wie Kor­ruption, Betrug oder Know-how-­Abfluss ist. Den gewünschten Beitrag zur Sicherung des Un­ternehmenserfolgs leisten aber letztlich nur ein effizientes und effektives CMS.

Die notwendige Effizienz- und Effektivitätsmessung kann durch Evaluation des CMS erfolgen. Dabei werden systematisch relevante Informationen und Daten zur CMS-Qualität gesammelt, aufbereitet und bewertet. Dar­über hinaus wird dem Unternehmen beziehungsweise der ver­antwortlichen Fachabteilung über Handlungsempfehlungen der not­wendige Steuerungs- und Optimierungsbedarf aufgezeigt. Die externe, aber auch interne Eva­luation bietet sich an, um sowohl ein bereits implementiertes als auch das erst in der Planung befindliche CMS zu untersuchen.

Die Evaluation ist keine spezielle Methode. Vielmehr werden entsprechend dem Analysegegenstand verschiedene Methoden wie Fragebogen, Interviews oder Dokumentenanalyse genutzt, um sie zu einem maß­geschneiderten, immer ergebnis-orientierten Untersuchungsdesign zusammenzuführen.

Erfahrungen aus Forschung und Praxis

Forschung und Praxis zeigen, dass erstens die planerisch-strategische Qualität, „Risikoanalyse und Strategie“, zweitens die operativen Elemente, „Organisation, Implementierung und Durchsetzbarkeit“ sowie drittens die „Lernfähigkeit und Nach­haltigkeit“ die Vollständigkeit, Angemessenheit und Wirksamkeit eines CMS charakterisieren.

Der Evaluationsschritt „Risikoanalyse und Strategie“ prüft die Zielgerichtetheit und Planungsqualität des CMS. Eine passgenaue Risikoanalyse sollte alle relevanten, internen wie externen, Gefahrenpotenziale für die Gesamtunternehmung, einzelne Geschäftsfelder und spe­zielle Betriebsprozesse erfassen und priorisieren. Das Risikolagebild ist dann zusammen mit der übergreifenden Unternehmensstrategie Grundlage der Compliance-Gesamtstrategie, die notwendigerweise auf erreich- und überprüfbare Teilziele für Geschäftsbereiche, Adressatenkreise oder Länder heruntergebrochen werden muss.

Auf der operativen Ebene, „Organisation, Implementierung und Durchsetzbarkeit“, werden formales wie gelebtes CMS begutachtet. Dabei wird untersucht, inwieweit handlungsermöglichende Aufbau- und Ablaufstrukturen existieren und die konkrete Präventions-, Kontroll- und Sanktionspraxis zielgerecht ausgestaltet ist. Effektivität und Effizienz müssen hier nicht zwangsläufig mit einer eigenständigen Compliance-Abteilung einhergehen. Gerade klein- und mittelständische Unternehmen können relevante Aufgaben durch nicht-spezifische Abteilungen erfüllen und dadurch eine Nähe zum Geschäft erreichen, die positiv auf das Akzeptanz- und Sensibilitätsniveau der Mitarbeiter wirkt. Unabhängig davon müssen aber immer entsprechend der Risikolage und den Compliance-Zielen genügend Kompetenzen und Ressourcen vorhanden sein, wobei die Evaluation auch zur Bestimmung eines Aufwands- und Investitionsoptimums genutzt werden sollte.

Der dritte Punkt schließlich evaluiert die „Nachhaltigkeit und Lern­fähigkeit“, also ob das Unter­nehmen Non-Compliance-Fälle systematisch aufarbeitet, CMS-Schwachstellen konsequent abstellt und fortlaufend Aktua­li­sierungsprozesse existieren. Es geht um institutiona­lisierte Rückkopplungsschleifen zwischen operativen und strategischen CMS-Dimensionen zur Gewährleistung der fortwährenden Weiterentwicklung. Interne wie externe Evaluation ist dabei übrigens selbst Teil und Indikator ­eines „lernenden“, nachhal­tigen CMS.

Um Eignung, Angemessenheit, Wirksamkeit sowie stetige Optimierung eines CMS zu gewährleisten, bedarf es in regelmäßigen Abständen einer Eva­luation. Diese sollte von fachkundigen, möglichst unabhän­gigen Institutionen durchgeführt beziehungsweise bei internen Verfahren konzeptionell begleitet werden.

Die „School of Governance, Risk & Compliance“ verfügt als führende Denkfabrik im The-menfeld über die nötige Fach­expertise und hat mit dem Steinbeis-Compliance Monitoring® eine Evaluationsgrundsystematik entwickelt, die Unternehmen bei der Professionalisierung und Optimierung ihres CMS unterstützen kann.

Birgit Galley und
Dr. Anatol Adam,
Steinbeis-Hochschule,
Risk & Compliance


Artikel vom: 2012-11-22 14:33:00
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